EUT 4138 Gestion des événements et congrès

Ce cours définit les concepts d'événement et de congrès en s'attardant aux caractéristiques propres à chacun. Il situe leur importance dans l'industrie touristique et en identifie les principaux acteurs à l'échelle internationale, nationale et régionale. En recourant à des exemples de travaux effectués par des étudiants, des situations de gestion et de prise de décision, les étapes essentielles à la réalisation, à l'implantation et au contrôle sont abordées ainsi que le rôle et les tâches des gestionnaires organisateurs. Cette démarche comprend entre autres l'analyse des termes suivants :

• les caractéristiques de l'offre et de la demande;

• les relations entre les intervenants (concurrents, alliés, fournisseurs);

• la logistique et les opérations types de chacune des activités dont celle d'un centre de congrès;

• la prospection des marchés et la recherche de clients.

Ce cours permettra de comprendre et d'utiliser les techniques et les outils de la gestion de projets, l'échéancier critique et certains logiciels, de même que de procéder à l'évaluation des progrès.

Ce cours vise à se préparer à agir éventuellement comme gestionnaire d'événements et de congrès.

Ce cours comporte cinq modules qui correspondent aux cinq phases de la gestion d'un événement.

Module 1 : Introduction à la gestion d'événements, déclenchement et conception
On verra les différentes notions de base portant sur les événements et le cadre conceptuel pouvant servir de base à leur gestion. De plus, afin de se préparer à la gestion d'un événement, on y verra aussi les deux premières phases du processus de gestion d'événement soit la phase de déclenchement et celle de conception.

Module 2 : Planification
Cette phase de planification consiste essentiellement à élaborer le budget, le plan d'exécution et la liste des tâches.

Module 3 : Production
On verra que le réalisateur exécute tous les travaux liés à la production de l'événement, lesquels ont été déterminés à la phase de planification. Cela comprend la gestion du design de l'événement, par exemple l'élaboration du programme et la gestion des ressources humaines et matérielles. À cette phase, il verra aussi à obtenir le financement provenant de sources internes et externes et s'occupera de la gestion des communications.

Module 4 : Tenue
On verra que le réalisateur voit maintenant à la mise en oeuvre des tâches pour la tenue de l'événement, tâches qui ont été planifiées à la phase de production. Il doit prendre les décisions qui s'imposent en cas d'imprévus et s'assurer du bon déroulement de l'événement tant du point du vue de la sécurité que de la satisfaction des participants et des partenaires.

Module 5 : Clôture
Après la tenue de l'événement, le temps est venu de libérer les ressources. C'est aussi à cette phase que le promoteur et le réalisateur préparent leurs bilans opérationnels et financiers, rendent des comptes aux partenaires financiers puis ferment les dossiers.

Premier travail : Présenter l'événement ou le congrès choisi et inclure les coordonnées des personnes-ressources.

Deuxième travail : Élaborer l'échéancier, le budget prévisionnel et le scénario de l'événement.

Troisième travail : Rédiger le plan de commandite, le contrat de partenariat, le billet d'entrée, le communiqué de presse et le contrat de location de la salle.

Quatrième travail : Conception d'une affiche publicitaire originale et professionnelle.

Cinquième travail : Planification de la nouvelle édition pour l'événement choisi.

* Échelle de conversion actuellement en vigueur pour ce cours.

• Baccalauréat en administration (cheminement général) (7764)
• Baccalauréat en administration (cheminement général bilingue - français/anglais) (7364)
• Baccalauréat en communication (7887)
• Certificat en administration (4397)
• Certificat en gestion du tourisme (4734)
• Certificat en relations publiques (4039)
• Programme court en gestion du tourisme (0535)